Efficiënt vergaderen doe je met respect én deze 7 tips

Als consultant kom ik vaak in corporate bedrijven, veelal grote fabrieken. Weet je wat me daar opvalt en eerlijk gezegd ook stoort? Ze vergaderen er allesbehalve efficiënt. Wat ik wel zie, is massa’s tijdverlies, ergernissen en don’ts in plaats van do’s.

Samengevat: er is geen vergadercultuur. En daar wil ik met dit blogartikel zo vlug mogelijk verandering in brengen! Is dit enkel een issue bij grote bedrijven? Nee, hoor. Ook kleine ondernemingen maken gelijkaardige fouten en kunnen hieruit leren.

Zodus, wat is efficiënt vergaderen? Alles heeft te maken met respect én deze 7 tips! 

🧐 EXTRA LEESTIP!

Te weinig tijd om te vergaderen of te weinig tijd tout court? In dit artikel lees je alles over het Chi-An vijfstappenplan om al je doelen efficiënt te realiseren, zowel zakelijk als privé.

Tip 1 – Respecteer de agenda’s van je collega’s

Tegenwoordig werken vele bedrijven met transparante agenda’s. Daarbij is ieders agenda op elk moment zichtbaar en up-to-date. Mochten jullie dit nog niet doen, gooi dit voorstel dan op tafel bij de volgende vergadering. 😉

Transparante agenda’s zijn geweldig om efficiënt te vergaderen, maar wat is de grootste valkuil? Dat niemand nog écht rekening houdt hiermee. Of jouw agenda nu volgeboekt zit of niet, ze prikken gewoon een datum en dan eindig je, jawel, met 5 meetings tegelijk op maandagvoormiddag.

Allesbehalve efficiënt! En geen lachertje om al die meetings alsnog in te plannen:

• Bij welke vergadering moet ik echt aanwezig zijn?
• Welke vergadering heeft de hoogste prioriteit?
• Welke meeting kunnen we verleggen?
• Wanneer past het dan wel voor iedereen?

Je belt, je mailt, je schuift… En da’s allemaal tijd (en dus geld!) verloren. Hadden ze toch maar die denkoefening op voorhand gemaakt en gecheckt wanneer je nog vrij was. Toch?

💡 PRO TIP EFFICIENT VERGADEREN

Gebruik je agenda alleen voor afspraken die gebonden zijn aan tijd en duur. Zet er niet al je uit te voeren taken (to do’s) in, daar heb je andere systemen voor. En waarom niet? Omdat het dan lijkt alsof je nooit beschikbaar bent om meetings in te plannen. En dan, tja…

– An De Saedeleer –

Tip 2: Hou je aan begin- en einduur van de vergadering

Efficiënt vergaderen doe je ook door op tijd te starten en te stoppen. Wel zo netjes voor alle aanwezigen, die de rest van hun dagplanning niet in de soep zien draaien.

Beloon laatkomers niet door de reeds besproken punten nog eens te herhalen. Zo hou je meetings 2 tot zelfs 3 keer opnieuw binnen de gereserveerde tijdsspanne. De collega’s die wél op tijd waren, worden daardoor afgestraft.

Als je de vergadering op tijd start, kan je ook op tijd stoppen. Een kwartier later starten, betekent een kwartier later stoppen. Dat zorgt voor een cultuur waarin iedereen bij elke vergadering al vlug te laat komt. Zo kom je in een vicieuze cirkel terecht, waar je niet meer uit geraakt.

Wie durft aan de noodrem te trekken? Wie stopt de vicieuze cirkel?

Tip 3: Heb respect voor elkaar

Respect hebben voor elkaar is cruciaal bij efficiënt vergaderen. Dat doe je niet alleen door op tijd te komen, maar wees ook respectvol tijdens de vergadering:

• Luister naar elkaars mening. Laat iedereen aan het woord en laat elkaar uitspreken.
• Geef je eigen mening op een respectvolle manier. Begin niet te roepen.
• Zet je gsm op stil en stop ‘m weg. Anders ben je afgeleid en mis je stukken van de meeting.
• Liever geen laptops om dezelfde reden. Noteer oldskool: met balpen en papier.

Schrijven laat je toe alles beter te onthouden, zelfs! Als je toch digitaal notitie neemt, vertel dan bij het begin van de vergadering wat je gaat doen op je pc. Dat maakt het meteen duidelijk voor je collega’s.

Tip 4: Respecteer je eigen (werk)tijd om een vergadering in te plannen

Laat ons beginnen met de belangrijkste inbreuk: je lunchtijd. Tussen twaalf en één eet iedereen, waarom jullie dan niet? 🤔 Maak geen gewoonte van lunchmeetings.

Als je aan het eten bent, heeft je lichaam alle aandacht nodig voor je spijsverteringsstelsel. Dus kan je er met je mentale brein niet bij zijn.

Ten tweede: wat is je kerntijd om aanwezig te zijn op kantoor? Tussen 9u en 16u? Plan dan zeker geen vergaderingen om 17u waarbij je iedereen verwacht.

De grens tussen privé en werk wordt steeds moeilijker, zeker met online thuiswerken. Maar om 17u moet je er als ouder kunnen zijn voor de thuiskomst van de kinderen.

Wist je dat…

Ik regelmatig om 20u nog online coachings, webinars, praktijksessies en Q&A’s geef? In deze online virtuele wereld merk ik dat het alsmaar moeilijker wordt voor mensen om ’s avonds nog achter hun pc te kruipen. En dat begrijp ik!

Ik moet mezelf ook opladen om er na een volle dagtaak ’s avonds nog eens in te vliegen. Maar dat doe ik met plezier, vanuit mijn drive en passie. Zelfstandige ondernemers kennen andere uren dan iemand die 9-to-5 werkt, dat is nu eenmaal zo.

Tip 5: Stel een duidelijke agenda op met structuur

En dan heb ik het over de agenda van de vergadering. Stel een duidelijke agenda op met afgelijnde doelen: wat wil je samen bereiken tegen het einde van de vergadering?

• Wordt het een brainstormsessie waarbij je finaal 1 idee wil afkloppen?
• Is het een informatieve vergadering waarbij eenieder een stukje input voorbereidt?
• Gaat het om de maandelijkse follow-up met vaste rubrieken en ruimte voor varia?

Zorg dat de agenda een duidelijke structuur heeft en dat iedereen weet wat hij moet voorbereiden. Anders komt er niets in huis van dat efficiënt vergaderen. Dan is je meeting maar een praatbarak en kom je met meer werk naar buiten. Dat was nu net wat je kon missen, juist…

En uiteraard: hou tijdens de vergadering goed bij welke afspraken er zijn gemaakt en wie welke taak doet tegen wanneer.

Tip 6: Vergader efficiënt met een rolverdeling

Wil je efficiënt vergaderen, dan is een goede rolverdeling minstens even belangrijk. Duid bij het begin van de vergadering de vaste rollen aan. Zo heb je steeds…

Een facilitator

Wie faciliteert, leidt de meeting? Die grijpt in als discussies beginnen uit te lopen en brengt iedereen terug naar de essentie van de vergadering en de agendapunten. De facilitator zorgt dat iedereen aan het woord komt. Ook de stille mus krijgt de kans om zijn of haar mening te zeggen.

Een timekeeper

Wie bewaakt de tijdsduur van de meeting? Van op tijd beginnen tot op tijd eindigen. Ook de duurtijd van elk agendapunt houdt hij in het oog.

Wordt er te lang en te veel over 1 topic uitgeweid? Dan signaleert de timekeeper dat en wordt er gezamenlijk beslist om de rest van de agenda te schrappen of dit punt naar een volgende meeting door te schuiven.

Een verslagnemer

Wie maakt de meeting minutes of notulen? Zorg dat die ook in een systeem zitten waar iedereen makkelijk aan kan. Zo hoef je achteraf geen tijd meer te besteden aan het rondmailen van het verslag.

Een verslag mee in een e-mail versturen, zorgt vaak ook voor een overvolle inbox. Via Microsoft OneNote gaat dit veel gemakkelijker. Of zet je verslag in de cloud (MS OneDrive of Sharepoint zijn daar mooie voorbeelden van).

De verslagnemer werkt ook altijd de actielijst bij.

– An De Saedeleer –

Tip 7: Hou geen extra vergaderingen aan het koffiemachien

Maar al te vaak merk ik dat meningen niet uitgesproken worden tijdens de meeting zelf. Soms vanuit angst voor een hiërarchisch persoon die daar aanwezig is. Of omdat je een collega niet wil tegenspreken. Of omdat je je mening gewoon niet durft te zeggen.

Waar hoor je die meningen dan wel? Ah, 9/10 aan het koffiemachien! Dan gaat het dikwijls nog verder en worden er compleet andere dingen geregeld náást de vergadering. Tja, dan heeft die meeting dus geen enkele zin gehad en sta je mijlenver van efficiënt vergaderen.

Hou geen zijdelingse vergaderingen in de wandelgangen. Leer je mening te uiten op het moment dat het ertoe doet. Motiveer je collega’s hetzelfde te doen.

Efficiënt vergaderen: ook voor kleine bedrijven een must

Voorgaande tips voor efficiënt vergaderen heb ik neergeschreven vanuit mijn ervaring in de bedrijfswereld. Ik heb de vergadercultuur opmerkelijk zien foutlopen in meerdere corporate bedrijven.

Maar ook kleine bedrijven kunnen deze tips perfect toepassen. Net omdát alles er wat informeler aan toe gaat. En omdat vergaderingen vaak in dezelfde ruimte doorgaan als het koffiemachien. Juist? 😉

Beste zaakvoerder, neem voldoende tijd voor een 1-op-1 gesprek met je werknemer. Creëer die ruimte om echt connectie te maken met hem of haar. Neem tijd om te luisteren! Om de wederzijdse verwachtingen duidelijk te stellen.

Nodig je team (groot of klein) om de 14 dagen uit om te checken hoe het met hen gaat. De stille mus zal die momenten graag aangrijpen en de grote klep zal eens kunnen ventileren. Hou de vinger aan de pols. Ook dat is efficiënt vergaderen, jawel!

Efficiënter werken en leven?

Yes, het kan!

Stapje voor stapje weliswaar… Rome is ook niet op één dag gebouwd (en zeker niet aan één stuk door).

Vond je de tips in dit blogartikel waardevol? Deel ze dan met je baas, je collega’s, je netwerk én je gezin. En pas ze vooral toe om je eigen (werk)leven instant meer focus en efficiëntie te geven.

Liever eens kennismaken met mij? Op een half uur tijd geef ik je graag extra tips op maat, volledig vrijblijvend. Wat denk je? 😉